【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】省切換時間！雲端編輯Office文件

August 6, 2017, 1:00 am

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在我們日常工作流程中，即使筆者是Google文書系統愛用者，也一定會遇到和客戶合作時需要編輯微軟的Office文件的情況。一種是Google「原生」的文件、試算表、簡報格式，這些是線上編輯，並且可以支援多人協同編輯合作。另一種則是大家工作上也會用到的微軟Office檔案格式，在新版Google Drive中也可以支援直接編輯。只要在你的Google Chrome瀏覽器中，安裝「文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」這個Google官方的套件即可。安裝網址為：「http://bit.ly/0560google」。

1.有時候我們的Google雲端硬碟上難免會需要處理微軟的Office文件，這時候只要有安裝前述套件，就可以在網頁上直接點開Word或Excel檔案。

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2.這時候，在網頁中就能支援編輯Word與Excel，不需要另外下載，也不需要另外安裝微軟Office軟體。

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3.而且Google雲端硬碟的手機App，也都直接內建了編輯微軟Excel與Word的功能。這樣一來，即使是處理不同文件，我也不需多花時間切換工具與平台。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】省排版時間！合併列印信封

August 7, 2017, 12:00 am

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在筆者的工作上常常遇到下面這樣的需求，一本書完成了要寄送給幾十位推薦人，我有這幾十位推薦人的聯絡寄送地址資料表格，問題是怎麼快速把表格變成可以黏貼在信封上的寄送標籤格式一次列印出來呢？上述的需求，在微軟的Office中，都可以利用Word與Excel的合併列印功能來完成。問題是，如果我使用Google文件與試算表，有沒有辦法合併列印？還是可以的，今天就來跟大家分享簡單的步驟流程。

1.合併列印是一個常常可以用到，而且能夠節省大量重複排版時間的技巧，請跟著我一起學起來。首先，我們需要在「Google試算表」先建立基本的表格資料，記得第一行一定要輸入每個欄位的名稱。

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2.接著來到「Google Docs文件」中，打開［外掛程式］選單，選擇［取得外掛程式］。

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3.我們要安裝的外掛叫做「Avery Label Merge」，搜尋這個名稱，找到外掛後直接安裝。

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4.外掛安裝到Google文件中後，就可以從［外掛程式］的選單裡找到「Avery Label Merge」，接著點擊［New Merge］，開始合併列印。

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5.首先，Avery Label Merge會詢問我們要合併列印的格式是信封還是名牌標籤，其實選哪個都可以，因為後續還是能自己修改格式範本。

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6.選定需求後，接著會詢問我們要在一頁紙張中，合併列印幾塊內容，根據我們的需求尺寸大小來選擇即可。

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7.再下一步，就會詢問我們要從哪一份Google試算表來合併內容？選擇剛剛準備好的資料表。

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8.等待一小段載入時間，就會在Google文件右方看到Avery Label Merge讀取出我在Google試算表的欄位名稱。這時候我可以用點選的方式，把右方的欄位名稱，插入左方文件中「Label or Name Tag」的方格區域。

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9.把需要的試算表欄位名稱插入後，還可以隨意在Name Tag方格中調整插入的位置，也可以調整欄位名稱的文字大小，或是加上自己自訂的新文字。等等就會依據我們設計好的版面來插入客製化內容。

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10.完成排版設計後，到右方的Avery Label Merge設定處，點擊［Merge］，開始自動處理合併列印。

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11.處理完成後，點擊［ Open ］。最後，就會打開一份全新的Google文件，文件裡根據我剛剛自訂的排版，把Google試算表中的指定內容插入文件中，讓我可以快速列印出來使用囉！

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】省剪貼時間！建立寫稿便利貼

August 7, 2017, 11:59 pm

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在筆者的出版社工作流程中，我們編輯稿件都會有一定的體例格式，這讓文稿更有組織，也方便我們跟排版美編溝通，甚至幫助我們後續的電子書轉換。

要怎麼幫文稿重複的貼上這些體例格式呢？

現在我喜歡在Google文件編輯中利用Google Keep當作剪貼簿，可以跨平台雲端同步，而且更重要的是常用體例可以「常駐展示」在右方的Keep欄位，讓我隨時看到，並且拖曳到文件段落就能貼上。

把常用體例展示在右方，讓我一邊編輯一邊就能看到，其實很有幫助，可以提醒我隨時注意文稿格式的一致性與特殊要求，就好像是「編輯文稿時的待辦清單」一樣。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】如何在Google文件開啟Google Keep素材庫？

August 8, 2017, 11:59 pm

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我在Google Keep中收集、剪貼了許多圖片、文字內容，包含寫作需要的圖庫素材，包含隨時腦袋裡出現的靈感想法，然後在Google Docs撰寫文章時，我可以輕鬆地把這些筆記卡片「拖曳」到文稿裡直接成為內容。

1.我們可以在Google Docs的［工具］－［Keep記事本］選單中，打開右方的Keep筆記列。

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2.這時候可以把任何一則Google Keep筆記直接拖曳到Google Docs文稿內，筆記的圖文內容就會直接插入文件中。

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【Excel函數教學】YEAR：傳回某日期對應的年份

August 9, 2017, 7:14 pm

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格式 → YEAR(serial_number)
參數 → serial_number
為一個日期值。還可以指定加雙引號的表示日期的文字，如"2010年1月15日"。如果參數為日期以外的文字，則傳回錯誤值「#VALUE!」。

使用YEAR函數，只顯示日期值或表示日期的文字的年份部分。傳回值為1900～9999間的整數。

EXAMPLE：擷取年份

使用YEAR函數，在輸入日期的儲存格中顯示年份。

1.按一下要輸入函數的儲存格

2.按一下〔插入函數〕按鈕，開啟相應的對話盒，選擇YEAR函數

3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.用公式=YEAR(C3)，顯示C3儲存格內日期所對應的年份

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【Excel函數教學】MONTH：傳回序列值對應的日期中的月份

August 11, 2017, 2:35 am

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格式 → MONTH(serial_number)
參數 → serial_number
為一個日期值，還可以指定加雙引號的表示日期的文字，如"2010年1月15日"。如果參數為日期以外的文字（如「7月15日的生日」），則傳回錯誤值「#VALUE!」。

使用MONTH函數，可以只顯示日期值或表示日期的文字的月份部分。傳回值是1～12間的整數。

EXAMPLE：擷取月份

使用MONTH函數，顯示輸入在儲存格內的日期的月份。

1.按一下要輸入函數的儲存格

2.按一下〔插入函數〕按鈕，在開啟的對話盒中選擇MONTH函數

3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.向下複製公式，計算其他儲存格的值

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【Excel函數教學】DAY：傳回序列值對應的月份中的天數

August 11, 2017, 11:41 pm

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格式 → DAY(serial_number)
參數 → serial_number
為一個日期值，還可以指定加雙引號的表示日期的文字，如"2010年1月15日"。如果參數為日期以外的文字（如「7月15日的生日」），則傳回錯誤值「#VALUE!」。

使用DAY函數，可以只顯示日期值或表示日期的文字的天數部分。傳回值為1～31間的整數。

EXAMPLE：擷取「某一天」

利用DAY函數，可以顯示輸入在儲存格內的日期中的某一天。

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下〔插入函數〕按鈕，在開啟的對話盒中選擇DAY函數

3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.用公式=DAY(A3)顯示A3儲存格內銷售日期對應的日數
5.向下複製公式，計算其他儲存格的值

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【Excel函數教學】HOUR：傳回序列值對應的小時數

August 12, 2017, 10:55 pm

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格式 → HOUR(serial_number)
參數 → serial_number
為一個日期值，還可指定加雙引號的表示日期的文字，如"21:19:08"或"2010-7-9 19:30"。如果參數為日期以外的文字（例如「集合時間是8:30」），則傳回錯誤值「#VALUE!」。

EXAMPLE：擷取小時數

使用HOUR函數，可顯示日期值或表示日期的文字的小時數。傳回值是0～23間的整數。

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下〔插入函數〕按鈕，在開啟的對話盒中選擇HOUR函數

3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.利用公式=HOUR(A3)顯示參數序列值對應的小時數

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【Excel函數教學】MINUTE：傳回序列值對應的分鐘數

August 14, 2017, 1:41 am

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格式 → MINUTE(serial_number)
參數 → serial_number
為一個日期值，還可以指定加雙引號的表示日期的文字，如"21:19:08"或"2003-7-9 19:30"。如果參數為日期以外的文字（例如「集合時間是8:30」），則傳回錯誤值「#VALUE!」。

使用MINUTE函數，可以從時間值或表示時間的文字中只擷取分鐘數。傳回值為0～59間的整數。

EXAMPLE：擷取分鐘數

利用MINUTE函數，在輸入日期的儲存格內顯示分鐘數。

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.在【插入函數】對話盒中選擇MINUTE 函數，跳出【函數參數】對話盒
3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.利用公式=MINUTE(C4-B4)，顯示參數序列值對應的分鐘數，向下複製公式進行快速計算

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【Excel函數教學】SECOND：傳回序列值對應的秒數

August 14, 2017, 11:03 pm

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格式 → SECOND(serial_number)
參數 → serial_number
為一個日期值，還可以指定加雙引號的表示日期的文字，如"21:19:08"或"2003-7-9 19:30"。如果參數為日期以外的文字（例如「剩餘時間是1:58:30」），則傳回錯誤值「#VALUE!」。

利用SECOND函數，可以從時間值或表示時間的文字中只擷取秒數。傳回值為0～59間的整數。

EXAMPLE：擷取秒數

利用SECOND函數，在輸入時間的儲存格內顯示秒數。

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下〔插入函數〕按鈕，在開啟的對話盒中選擇SECOND函數

3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.利用公式=SECOND(C3-B3)，顯示時間差對應的秒數

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【Excel函數教學】WEEKDAY：傳回序列值對應的星期幾

August 16, 2017, 2:11 am

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格式 → WEEKDAY(serial_number, return_type)
參數 →
serial_number
為一個日期值，還可以指定加雙引號的表示日期的文字。如果輸入日期以外的文字，則傳回錯誤值「#VALUE!」；如果輸入負數，則傳回錯誤值「#NUM!」。
return_type
為確定傳回數值型別的數字。

使用WEEKDAY函數可以從日期值或表示日期的文字中擷取出星期數，傳回值是1～7的整數。

EXAMPLE：擷取星期數

下面我們將用WEEKDAY函數來擷取序列值對應的星期數。

1.用公式=WEEKDAY(DATE($A$3,$A$4,A6),2)顯示序列值對應的星期數。使用DATE函數先計算出日期的序列值

2.用公式=CHOOSE(WEEKDAY(DATE($A$1,$C$1,A3),1),"星期日","星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六")計算出星期數

3.「=NOW()」顯示目前日期和時間
4.「=YEAR(NOW())」顯示目前年份
5.「=MONTH(NOW())」顯示目前月份
6.「=DAY(NOW())」顯示目前天數
7.「=HOUR(NOW())」顯示目前時間
8.「=MINUTE(NOW())」顯示目前分鐘數
9.「=SECOND(NOW())」顯示目前秒數

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【Excel函數教學】EDATE：計算出指定月數之前或之後的日期

August 17, 2017, 1:18 am

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格式 → EDATE(start_date, months)
參數 →
start_date
為一個代表開始日期的日期，還可以指定加雙引號的表示日期的文字，如"2010年1月15日"。如果參數為日期以外的文字（例如「7月15日的生日」），則傳回錯誤值「#VALUE!」。
months
為start_date之前或之後的月數。正數表示未來日期，負數表示過去日期。如果months不是整數，則只會取整數。

在計算第一個月後的相同日數或半年後的相同日數時，只需加、減相同日數的月數，就能簡單地計算出來。但一個月可能有31天或30天。而且，2月在閏年或不是閏年的計算就不同。此時，使用EDATE函數，能簡單地計算出指定月數後的日期。

EXAMPLE ：算出指定月數後的日期

從輸入月數開始，算出指定月數後的日期。

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，開啟【插入函數】對話盒，從中選擇EDATE函數
3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.用公式=EDATE(B4,C4)顯示有效月數後的值
5.向下複製公式進行快速計算

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】管理Google Keep各篇文章中暫時被刪的文稿

August 18, 2017, 2:00 am

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筆者在編輯文稿時，可能考量內容的流暢性、主題的相關性，還有書籍頁數的長度等等，會做一些刪減、移動內容的調整。

在某一篇文章刪減下來的內容，暫時不用，但或許可以補上另外一篇文章缺少之處，或是放到更適合的篇章。而這時候， Google Keep的剪貼簿可以非常好的管理Google文件裡暫時刪除的內容。

1.首先筆者把刪掉的文字先移動到Google Keep筆記中，可能還會加上不同的筆記顏色，更容易辨識這裡有被刪除、還沒用到書裡的文字內容。

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2.最棒的一點是，剪貼Google文件內容到Google Keep時，Google Keep會記住「這是從哪一篇文章剪貼的」，提供一個連回原文的超連結。

這就幫助筆者隨時刪減內容，但內容不會混亂，永遠可以知道這是原本在哪一篇文章裡的，要移動、要修復，都會很方便。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】在Google Docs中直接新增Keep任務

August 19, 2017, 1:00 am

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在撰寫文稿的過程中，如果想到一些後續要執行的待辦任務，還能在右方的Keep記事列中直接新增這些任務清單。

但過程中不需要離開Google Docs ，也不用另外打開Google Keep了。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】活用Google試算表的「探索」與「建議圖表」

August 20, 2017, 12:33 am

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當你完成了一份試算報表，羅列整理了大量數據後，為了讓一些「比較」與「分析」更具體，你應該會想製作各種類的「統計圖表」，例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖（面積圖）呈現各部分在整理所佔比例的關係等等，讓你呈現報告時更有力量。

但是要怎麼將「一大堆的數字」，轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢？我們可以試試看「Google試算表」內建的「自動建議圖表」功能，幫我們一秒生出「適合目前數據」的各種類可用好圖表，還可以當「數據分析助理」來使用喔！

1.在Google試算表中，右下方有一個叫做［探索］的功能，簡單來說，這個功能會自動分析報表的資訊，提供我們各種建議，並且列出各種統計分析圖。

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2.我可以圈選某一段範圍的資料，這時候［探索］列會自動分析出他的加總、平均值、大小值。而且我可以拖曳像是「平均值」到表格中，就會自動建立統計函式。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】查看Google試算表自動產生的「分析文字報告」與「統計分析圖表」

August 21, 2017, 1:02 am

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筆者簡單選擇試算表中的某個區域，這時候右方的［探索］會呈現出這整個區域的各種統計統表與分析。

例如它製作出了一個根據年份的各單位每年營業額趨勢圖，筆者可以把這個折線圖直接插入試算表中。而且注意看，它下方還會提供一些文字分析報告，例如這裡出現的是 A單位與 B單位在 2016 年有上升趨勢，也會出現像是 A 單位可以代表全體的 52% 這類的分析。

1.利用［探索］，可以提供我們分析報表很多具體的提示。

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2.如果你覺得 Google 試算表［探索］功能自動產生的某張圖表正是你要的，可以直接插入試算表中，也可以再做一些修改。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】在Google文件插入可同步更新的Google試算表圖表

August 22, 2017, 3:39 am

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對於常常要做銷售報告、實驗報告、問卷調達報告的朋友來說，面對不斷更新的資料庫，讓你的文件報告裡的圖表也能自動更新資料庫數據，會是一個很酷也很便利的功能。

而「Google文件」加上「Google試算表」，就可以幫我們滿足上述的需求！在Google Docs中插入某份Google試算表裡的圖表，並且以後試算表資料有任何更新，都可以同步反應到Google文件中。

1.從一份Google文件的上方工具列，選擇「插入」－「圖表」，可以看到選單裡可以插入四種圖表，或是「使用試算表資料」插入已經存在的Google試算表圖表。

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2.如果選擇插入新的長條圖、柱狀圖、折線圖、圓餅圖，這時候會在Google Docs中插入一個假數據的暫時圖表，滑鼠游標移動到文件的圖表上，點擊右上方的「在試算表中開啟」。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】省畫表格時間！文字轉表格

August 23, 2017, 1:18 am

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有時候開會時紀錄的大量文字資料，要轉成表格要花成不少時間。想要把純文字清單轉換成表格時，有沒有快速的方法呢？利用Google試算表自動文字轉表格更能省下10多分鐘自己畫出表格的時間。

1.我在做筆記時，會用下圖這樣的方式，做出純文字的表格清單，我相信也有不少朋友會這樣做。利用特定的符號，例如空格、冒號、逗點、連字號等，來區隔欄位，這樣純文字清單也會有表格視覺效果。

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2.打開Google試算表，把上面的文字清單貼入試算表，一開始沒有自動分欄沒關係，貼上後，在右下方浮現的張貼格式選單選擇「將文字分隔成不同欄」。

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3.然後會出現設定「分隔符」的框框，這裡設定你的文字清單中用來分隔的符號，例如前述的逗號、空格等，任何符號都可以。

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4.如果你想把原本直排的表格中變成橫列怎麼做？只要先複製表格範圍，然後在其他空白地方點擊右鍵，選擇「選擇性貼上」，在清單裡選擇「貼上轉置資料」即可，這時直排會自動變橫排，橫排也能自動變直排。

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【電腦玩物站長教你比別人快一步的Google工作術】節省大量製作QR Code時間

August 24, 2017, 12:00 am

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這是一個可以安裝在Google試算表的實用外掛：「QR Code Generator」，從名字就可以知道他的功能是快速製作出QR Code，而且只要按下一顆按鈕，就可以把試算表裡一長串的資料批量產生出多個QR Code圖檔，對於工作上有製作QR Code需求的朋友來說很好用。

登入Google Drive帳號，然後開啟「QR Code Generator（網址：http://bit.ly/0569google）」網頁，選擇［ + 免費］，就能將外掛「雲端安裝」到你的 Google 雲端硬碟試算表中。

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【Excel函數教學】EOMONTH：從序列值或文字中算出指定月最後一天的序列值

August 24, 2017, 11:00 pm

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格式 → EOMONTH(start_date, months)
參數 →
start_date
為一個代表開始日期的日期，還可以指定加雙引號的表示日期的文字，如"2010年1月15日"。如果參數為日期以外的文字（例如「7月15日的生日」），則傳回錯誤值「#VALUE!」。
months
為start_date之前或之後的月數。正數表示未來日期，負數表示過去日期。如果months不是整數，則只會取整數。

進行月末日期的計算時，因為一個月有31天或30天，而閏年的2月或不是閏年的2月最後一天不同，所以日期的計算也不同。使用EOMONTH函數，能簡單地計算月末日。

EXAMPLE：算出指定月的月末日

從被輸入的月開始，算出指定月數後的月末日。

1.按一下要輸入函數的儲存格
2.按一下〔插入函數〕按鈕，在開啟的對話盒中選擇EOMONTH函數
3.設定參數，然後按一下〔確定〕按鈕

4.用公式=EOMONTH(C3,D3)顯示請求日後第二個月的最後一天
5.用公式=EOMONTH(C4,D4-1)+10計算出日期為7月10號

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