「如果每一次想要在Google Drive、 Google日曆上把文件或行程共享給不同專案的不同同事群組，有沒有不需要一個一個把對方的郵件加入，而可以更快完成團隊協作的方法？」這當然是可以做到的！
例如我最近正在和A、B、C進行甲專案，又同時和B、D、E進行乙專案，當我要跟他們協同合作時，只要一個步驟就可以把檔案共享給甲專案的成員，或是把會議邀請分享給乙專案的成員，不會搞混，也不需要一個一個人拉入。
這個方法非常簡單，只要我們使用Google通訊錄管理所有聯絡人，那麼在聯絡人裡根據專案需要幫聯絡人加上標籤，就能讓我們在Google Drive、Google日曆與Gmail中快速共享資料給不同團隊成員。
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比別人快一步的 Google 工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案
本書由台灣最懂 Google 工作技巧的電腦玩物站長 Esor，集結他實際改造工作流程的方法，
用100個以上的具體案例，解決你在職場與生活中一定會遇到的低效率難題，透過超級改造成為高效能的人。
透過「Kanbanchi（http://bit.ly/0339google）」這個免費的雲端服務，我們可以在Google Drive中建立專案看板，並且把Google Drive中的文件檔案丟到看板上和團隊一起進行進度控管。
為什麼Google Drive上面的檔案適合透過「Kanbanchi」進行視覺化的看板管理呢？
大家可以回想看看，原本Google Drive要和工作團隊進行檔案合作，共享了資料夾後，大家雖然共同擁有了這次專案需要的所有檔案，但這時候資料夾分類卻無法有效分配工作流程？無法清楚的指名哪個檔案文件由誰負責？也無法在Google Drive上看到工作進度？
而利用「 Kanbanchi 」整合Google Dirve ，我可以把零散的文件檔案重新用下圖這樣的看板管理法分配到各自的工作進度流程上，並且畫分權責、寫上筆記、線上討論都更加的清楚方便。
只要打開「Kanbanchi 應用程式」安裝到你的Google Drive，連結認證後，就能在Google Drive中開始使用這個看板式專案管理工具，重新排程我們的檔案與進度。
從Google Drive像是新增一個文件那樣新增「 Kanbanchi 」專案，這時候我們可以針對這個專案看板做一些基本設定，例如看板的名稱（通常是專案的名字），在這個看板中要協同合作的夥伴（跟Google Drive共享檔案一樣共享這個專案）。
還能設定這個看板專屬的顏色標籤，自訂每個標籤的意義，方便之後作過濾管理。
接著可以看到「 Kanbanchi 」在看板中預設了三道流程： To Do、 Doing、 Done ，分別是待辦到完成的過程，我們可以自己新增新的流程，或是修改原本流程的名稱，在看板中設定出屬於這個特殊專案的專屬流程。
例如要做一本書，或許流程就變成：構思區、寫作區、行政區、完成區。
接著，可以把雲端硬碟內所有檔案插入「 Kanbanchi 」任務看板，用任務卡片管理檔案流程、文件分配、資料追蹤。
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能不能在「Google試算表」上製作甘特圖呢？有一個「 Google 試算表外掛」可以做到，這個外掛叫做「 ProjectSheet 」。
使用起來也很簡單，免費就能幫我們建立一套甘特圖的 Google 試算表範本，裡面還包含了自動排程、統計進度等等設計。
「 ProjectSheet（http://bit.ly/0340google）」這個 Google 試算表的範本外掛有區分免費版與付費版，付費版會增加像是資源管理等需求，但免費版也能滿足基本的排程需要。
在Google試算表中如果要使用甘特圖，只要安裝「ProjectSheet」這個外掛即可。
安裝完成之後，進入Google試算表，打開上方的「外掛程式」選單，找到「ProjectSheet」選單，開啟「Open new project」，就能建立一份甘特圖試算表，其他大多功能與格式都已經設定好，我們只要調整成適合自己的數值即可。
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在Google雲端硬碟中，Google原生的文件、簡報、試算表，就是天生的協同合作平台。
筆者自己在跟客戶討論一個重要的任務計畫的過程，會主動建議客戶「在一份我們共同編輯的Google文件上討論」，而不要用LINE、Facebook即時通或郵件討論，因為後三者都有溝通零散的問題。
例如圖中是編輯和作者一起討論一本書的書名與進度規劃，先開了一份新的Google文件，然後把權限共享給對方編輯，跟對方說：
1.如果想要補充新想法，可以直接補充到文件中。
2.如果想要討論某個想法，可以用註解的方式對話。
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當筆者在工作流程中遇到需要跟合作夥伴一起修改某份制式文件時，喜歡使用協同合作Google文件的方式，把這份要一起修改的文件共用給對方，請對方在上面直接修改。
因為如果透過紙本或郵件，都免不了在來來回回的修改過程中，產生非常多多餘的文件檔案版本，最後有可能自己都搞混，過程中出現很多不同步產生的失誤。
所以筆者會這樣建議：
1.用Google文件（或試算表）建立一份多人協同編輯的進度表。
2.把進度表的編輯權限共享給部門所有同事。
3.請同事隨時有專案細節更新，直接修改協作的進度表。
4.同事任何時間都可修改，多人一起編輯也不會有版本衝突。
5.所有更新都在同一份協作進度表上，即時又不會出錯。
6.而且這位朋友可以省下非常多自己要負責修改統整的時間。
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用100個以上的具體案例，解決你在職場與生活中一定會遇到的低效率難題，透過超級改造成為高效能的人。
筆者自己在工作上就常常利用這樣的協同合作功能，來收作者們的文稿（筆者的職業是編輯）。
筆者會開一個共用的Google雲端硬碟資料夾，然後請作者用Google文件在上面直接寫稿、交稿、上傳圖片或檔案。
這樣做的好處如下：
1.進度透明，我可以即時看到作者目前的寫稿進度。
2.檔案版本正確，在共用資料夾內隨時都是最新版文件。
3.交換檔案容易，我與作者有什麼樣共享的素材都可以放上面。
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用100個以上的具體案例，解決你在職場與生活中一定會遇到的低效率難題，透過超級改造成為高效能的人。
| 格式 TRUNC(number, num_digits) 參數 number 需要截尾取整的數值或者數值所在的儲存格，參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字，則會回傳錯誤值“#VALUE!”。 num_digits 用數值或者輸入數值的儲存格指定捨去後的位數。如果指定數值以外的文字，則會回傳錯誤值“#VALUE!”。 |
使用TRUNC函數求捨去指定位元數的數值的值。例如，可用其處理消費稅等金額的零數。通常情況下的四捨五入，是捨去4以下的數字，入5以上的數值，而TRUNC函數進行捨入時，與數值的大小無關。ROUNDDOWN函數與TRUNC函數的功能相近。TRUNC函數用於求捨去小數點後得到的整數，位元數能夠省略，而ROUNDDOWN函數不能省略參數的位數。
EXAMPLE ：捨去數值
可以用TRUNC函數捨去321.123的各種位數。當位數為負數時，如果捨去正數部分，它和數值的誤差就變得很大。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，在打開的“插入函 數”對話盒中選擇TRUNC函數
3.指定參數，按F4鍵指定參數為絕對引用，然後按一下“確定”按鈕
4.根據函數公式=TRUNC($A$2,B2)得出C2儲存格取捨的值
5.按一下C2儲存格，向下拖動填充滑桿，即可得到C3至C19儲存格的值
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Excel 公式+函數職場專用超級辭典：新人、老鳥到大師級都需要的速查指引
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| 格式 ROUND(number, num_digits) 參數 number 指定需要進行四捨五入的數值。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字，則回傳錯誤值“#VALUE!”。 num_digits 指定數值的位數，按此位數進行四捨五入。例如，如果位數為2，則對小數點後第3位數進行四捨五入。如果參數為數值以外的文字，則會回傳錯誤值“#VALUE!”。 |
使用ROUND函數可求按指定位元數對數值四捨五入後的值，常用於對消費稅或額外消費等金額的零數處理中。即使將輸入數值的儲存格設定為“數值”格式，也能對數值進行四捨五入，格式的設定不會改變，作為計算物件的數值也不會發生變化。計算四捨五入後的數值時，由於沒有格式的設定，可以使用ROUND函數來計算。另外，請參照ROUNDUP函數、ROUNDDOWN函數對數值進行向上和向下捨入。
EXAMPLE ：四捨五入數值
按照各種位數對數值“246.1230”進行四捨五入。當位數為負數時，由於四捨五入整數部分，所以它和數值的誤差變得很大。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，按F4鍵指定參數為絕對引用，在打開的對話盒中選擇ROUND函數
3.指定參數，然後按一下“確定”按鈕
4.根據公式=ROUND($A$2,B2)求出C2儲存格內四捨五入的值
5.位數為0時，四捨五入到小數點後第1位
6.選中儲存格，按一下滑鼠右鍵，在跳出的選單中選擇“儲存格格式”指令，在跳出的對話盒中設置小數位數
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| 格式 ROUNDUP(number, num_digits) 參數 number 可以是需要四捨五入的任意實數。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字，則回傳錯誤值“#VALUE!”。 num_digits 四捨五入後數字的位元數。例如，如果位數為2，則對小數點後第3位數進 行四捨五入。如果參數為數值以外的文字，則回傳錯誤值“#VALUE!”。 |
使用ROUNDUP函數可求按指定位元數對數值向上捨入後的值，如對保險費的計算或對額外消費等金額的零數處理等。通常情況下，對數值四捨五入時，是捨去4以下的數值，捨入5以上的數值。但ROUNDUP函數進行捨入時，與數值的大小無關。
EXAMPLE 1：向上捨入數值
按照各種位數對數值“246.123”進行向上捨入。位元數為負數時，由於向上捨入整數部分，所以求得的值和原數值誤差很大。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，在打開的“插入函數”對話盒中選擇ROUNDUP函數，指定儲存格後，按F4鍵，變為絕對引用
3.指定參數，然後按一下“確定”按鈕
4.根據ROUNDUP函數，得到A2中的捨入值
5.位數指定為0，向上捨入小數點後第1位取整
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| 格式 ROUNDDOWN(number, num_digits) 參數 number 指定要向下捨入的任意實數。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字，則回傳錯誤值“#VALUE!”。 num_digits 指定四捨五入後的數字的位元數。例如若位數為2，則對小數點後第3位數進行四捨五入。若參數為數值以外的文字，則回傳錯誤值“#VALUE!”。 |
使用ROUNDDOWN函數可求出按指定位數對數值向下捨入後的值。通常情況下，對數值四捨五入是捨去4以下的數值，向上捨入5以上的數值，ROUNDDOWN函數是向下捨入數值，它進行捨入時與數值的大小無關。有關四捨五入或者向上捨入數值的內容，請參照ROUND函數和ROUNDUP函數。
EXAMPLE 1：向下捨入數值
按照各種位數對數值“246.123”進行捨入。位元數為負數時，由於是在整數第n位元向下捨入，所以求得的值和原數值的誤差很大。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，在打開的“插入函數”對話盒中選擇ROUNDDOWN函數。指定儲存格後，按F4鍵，變為絕對引用
3.指定參數，然後按一下“確定”按鈕
4.根據ROUNDDOWN函數，求出C2單元格內向下捨入的數值，並複製到其他儲存格進行絕對引用
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| 格式 → EVEN(number) 參數 → number 指定要進行四捨五入的數值。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字，則回傳錯誤值「#VALUE!」。 |
使用EVEN函數可傳回沿絕對值增大方向取整後最接近的偶數。不論數值是正數還是負數，回傳的偶數值的絕對值比原來數值的絕對值大。如果要將指定的數值進位到最接近的奇數值，請參照ODD函數。
EXAMPLE：將數值向上捨入到最接近的偶數值
由於將數值的絕對值向上捨入到最接近的偶整數，所以小數能夠向上捨入到最接近的偶整數。當數值為負數時，傳回值為向下捨位到最近的偶數值。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，在打開的【插入函數】對話方塊中選擇EVEN函數
3.設定參數後，按一下〔確定〕按鈕
4.用公式=EVEN(A2)求A2儲存格內數值最接近的偶數值
5.數值為0時回傳0，負數時回傳值的絕對值比原數的絕對值大
使用EVEN函數將參數向上捨入到最接近的偶數值更簡便
在EVEN函數中，將數值的絕對值，如果整數是奇數，則向上捨入到偶數，並按原來的正負號傳回。使用其他函數也可以對數值進行捨入，但將參數向上捨入到最接近的偶數值的方法更加簡單。
6.根據EVEN函數公式，求得與A2儲存格內數值最接近的偶數值
7.用公式=IF(ISEVEN(C2),C2*D2,(C2+1)*D2)檢測向上捨入的整數是否是偶數
8.得出相同的結果，但使用EVEN函數更簡單
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| 格式 → ODD(number) 參數 →number 指定四捨五入的數值。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字，則會回傳錯誤值「#VALUE!」。 |
使用ODD函數可以將指定的數值向上捨入到最接近的奇數值。不論數值是正數還是負數，回傳的奇數值的絕對值比原來的數值的絕對值大。如果要將指定數值向上捨入到最接近的偶數值，可參照EVEN函數。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，在打開的【插入函數】對話方塊中選擇ODD函數
3.在彈出的【函數參數】對話方塊中指定參數，然後按一下〔確定〕按鈕
4.根據ODD函數求出與A2儲存格中數值最接近的奇數值，並且負數回傳值的絕對值比原數的絕對值大
5.根據IF函數檢測向上取整的數值是否為奇數，根據ODD函數得出與A2儲存格內數值最接近的奇數值
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在Google文件上，有很多種不同的權限可以設定，我能夠讓信任的A同事編輯我的文件，但是讓不是核心成員的B同事可以看我的文件但無法編輯，然後讓需要他提供建議的C客戶雖然不能編輯我的文件卻可以加註解。
多種層次的權限設定，反而可以讓同一份文件，對不同的人開放不同的權限，每個人在自己允許的權限下或瀏覽、或編輯、或註解文件內容，這樣就不會亂改，而且都還是同一份雲端文件。
1.在任何Google雲端硬碟中的文件上點擊滑鼠右鍵，選擇［共用］，就可以設定這份文件的權限。
2.如果是Google文件、簡報、試算表等，就能設定允許他人瀏覽、編輯、或註解，設定成「註解」，對方就無法編輯內文，但可以提供註釋建議。
3.如果想要更進一步設定，可以點進［進階］，在這裡可以將多位不同的共用者設計不同的使用權限。
4.還能在最下方勾選「禁止加註者與檢視者下載、列印、複製」，這樣那些只有註解與瀏覽權限的使用者，甚至無法用滑鼠複製文件內文本身。
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如果我要寄送檔案給填寫時，能不能有一個簡單又舒適的流程呢？會不會對方更願意立即填寫？這時候我會用「協作編輯」的方式解決這個問題，而且就算對方沒有Google帳號也可以協作編輯。
1.在寄送郵件要夾檔時，盡量使用雲端共享的方式夾檔，需要提供文件給對方編輯時，筆者盡量使用Google文件讓對方編輯，這樣對方看到信，直接點擊連結，打開線上Google文件就能填寫內容。
2.線上編輯不用下載檔案、不需有軟體、速度也很快。更重要的是，對方填寫好後，也不用回傳給筆者，因為即時協同編輯，筆者這邊就會立即看到填好的資料內容。
3.而且筆者不用管對方有沒有Google帳號，利用［共用］中的［開啟連結共用設定］，筆者可以獲得一個共用網址，設定好這個網址可以編輯或只能註解，然後把網址傳給對方，對方不需要有Google帳號，也能在網頁中編輯或註解筆者的文件了。
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我們要知道，Google雲端硬碟針對一般檔案（圖片、PDF、Office檔案等），和針對Google文件有不同的檔案版本管理規則。讓我們看看一般檔案的版本控管與原生的Google文件、Google簡報、Google試算表等，檔案版本管理有什麼不一樣。
一般檔案
1.一般檔案版本會儲存多久？ Google 雲端硬碟的官方說法是，會在檔案版本建立超過30天後，或單一檔案已經儲存的修訂版本超過100個時，自動刪除一般檔案的過期舊版本。
2.想要還原雲端硬碟上某個檔案的舊版本時，只要在網頁中的該檔案上點擊右鍵，選擇［管理版本］。
3.在彈出的畫面中，選擇想要還原的版本，打開右方選單，選擇下載舊版本，然後看你要不要覆蓋回雲端硬碟上。
Google原生文件
1.Google原生文件的檔案版本會儲存多久？基本上Google原生文件會「永久儲存所有修訂版本」，例如圖中，我在2013年編輯的一份文稿，到目前為止都一直儲存著每一次的編輯修改記錄。
※因為Google文件、簡報、試算表本身就是「不計算空間」的，所以無論這些文件儲存了多少個版本，而且都是永久儲存，但都不算計算入Google雲端硬碟的容量。
3.那麼要如何在Google文件中查看修訂版本記錄呢？只要打開文件，在左上方的［檔案］選單，選擇［查看修訂版本記錄］即可。
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平常要編輯的文件內容，可以用「任務化」的概念來管理，這樣接下來要採取什麼編輯行動？要處理哪個段落？誰負責修改哪部分內容？就會非常明確清楚，而且可以追蹤目前整份文件編輯完成的進度。
要做到也很簡單，可以利用Google文件、試算表與簡報內的某一段內容進行「任務指派」或「指名確認」。例如有一份會議協同合作文件，裡面列出了很多待辦事項，這時候可以針對個別事項，指定某某人來執行。或是在一份報表試算中，針對某一項統計結果，指名某某人來簽署確認。
這樣的功能可以在文件協同合作過程中節省時間，讓每個人清楚自己分配的任務，並且快速找到自己應該關注的重點在哪裡，也讓討論的權責更明確。
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Google Drive裡的文件編輯雖然擁有很好的「多人協同作業」能力，可以多人即時的線上編輯同一份文件，但是，最好要搭配一個對於論文寫作、文章修改來說很重要的功能，這個功能在Google文件中叫做「建議操作」，也就是在微軟的Office Word裡，很多專業寫作者會使用的「追蹤修訂」功能。
什麼是「追蹤修訂」呢？也就是當你需要「修改文章」時，還不確定是否要這樣修改，這時候可以利用追蹤修訂來改寫內容，文件裡就會同時保留原文與修改後文字，等到之後確定真的要這樣修改的話，只要按下確認修訂，就會移除原文，替換修改後文字。
如果你的這份稿件是要和他人一起合作編修的話，追蹤修訂就更加有用，讓他人明確的知道文章改動了哪些地方，確認完成後，才正式定案，這一直是Office Word中最好用的功能之一。而Google Docs的線上文件，也用「建議操作」讓你可以追蹤修訂。
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| 格式 → PI() 參數 → 不指定任何參數。在儲存格內或者編輯欄內直接輸入函數「=PI()」。如果參數為文字或者數值，則會出現「輸入的公式中包含錯誤」的資訊。 |
使用PI函數可求圓周率的近似值。圓周率π是用圓的直徑除以圓周長所得的無理數。π=3.14159265358979323846，可無限延伸，PI函數精確到小數點後第15位。在Excel中，使用圓周率進行計算可能會產生誤差。PI函數不指定參數。
EXAMPLE：求圓周率的近似值
下面我們來求圓周率的近似值。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，在【插入函數】對話方塊中選擇PI函數
3.由於PI函數無參數，所以直接按一下彈出對話方塊中的〔確定〕按鈕
4.根據公式=PI()，求出圓周率的近似值。用公式=RADIANS(180)將180°轉換為弧度值
※圓周率的近似值可精確到小數點後第15位，滑鼠指到該儲存格按一下右鍵，彈出的對話方塊中選取【儲存格格式】，在【類別】清單方塊中選擇【數值】，然後將【小數位數】設定為14即可。另外，也可以使用RADIANS函數求圓周率的近似值，但使用PI函數求圓周率的近似值更簡單。
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| 格式 → SQRT(number) 參數 → number 需要計算平方根的數。如果參數為負數，則函數會回傳錯誤值「#NUM!」。如果參數為數值以外的文字，則會傳回錯誤值「#VALUE!」。 |
使用SQRT函數可求正數的正平方根。數值的平方根有正負兩個。SQRT函數求的是正平方根。可使用算術運算子^代替函數SQRT來求平方根，如「=x^0.5」，也可使用POWER函數求平方根。另外，求複數的平方根用IMSQRT函數。
SQRT(x)=√x=POWER(x,0.5)=x^0.5
其中，x≥0，√x≥0
EXAMPLE：求數值的平方根
下面我們用SQRT函數求各數值的正平方根。
1.按一下要插入函數的儲存格
2.按一下該按鈕，在打開的【插入函數】對話方塊中選擇SQRT函數
3.逐一設定函數參數，然後按一下〔確定〕按鈕
4.如果參數為負數，則傳回錯誤值「#NUM!」。根據公式=SQRT(A6)，求數值的正平方根
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| 格式 → SQRTPI(number) 參數 → number 指用來與π相乘的數。如果該數為負，則會傳回錯誤值「#NUM!」；如果參數為數值以外的文字，則會傳回錯誤值「#VALUE!」。 |
使用SQRTPI函數，可按照下列公式求圓周率π的倍數的正平方根。通常情況下，平方根有正負兩個值，但SQRTPI函數求的是正平方根。在求正平方根的SQRT函數的參數中，使用求圓周率π近似值的PI函數的結果和SQRTPI函數相同。
SQRTPI(x)=√(x×π)=SQRT(x×PI())
EXAMPLE：求圓周率π的倍數的平方根
下面我們用SQRTPI函數求圓周率π的倍數的平方根。
1.用公式=SQRTPI(B2)求出√x的值，如果參數為負數，則傳回錯誤值「#NUM!」
※組合使用SQRT函數和PI函數得到的結果與SQRTPI函數的結果相同，但在計算圓周率π的倍數的平方根時，使用SQRTPI函數更簡便。
※組合使用SQRT函數和SUMSQ函數，可以求直角三角形的斜邊長度，也可求連接原點和座標（x,y）指向的向量大小。
2.利用公式=SQRT(SUMSQ(A2,B2))求數值的平方和的正平方根
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